L'établissement d'une fiche du Vocabulaire doit mobiliser un stagiaire entre 10 à 20 jours ouvrables, au maximum.

A/ Phase documentaire :

    1/ la définition du vocable choisi :
1.1 Il s'agit de présenter la définition du terme dans sa relation avec l'espace urbain. Par exemple : "le pignon" a une définition architecturale qui décrit l'objet pignon et son mode constructif dans l'espace urbain.
1.2 Il s'agit aussi de montrer le naissance du vocable et de relever à travers la chronologie historique, les différentes formes et usages de ce terme dans son histoire et dans divers pays.
1.3 Le stagiaire effectue une compilation des différentes définitions, telles qu'elles sont données dans :
    a) les grands dictionnaires : Littré, Robert, Encyclopédie Larousse...
    b) les dictionnaires spécialisés : Dictionnaire de l'Aménagement et de l'Urbanisme, vocabulaire ou mémento, Dictionnaire raisonné de Viollet Leduc...
(une liste de dictionnaires, vocabulaires et mémentos est établie à cet effet pour les recherches.)
Le stagiaire effectue les photocopies des définitions dans ces différents ouvrages, qu'il colle sur des pages A4 en indiquant la source et il propose ensuite une définition courte permettant de répondre à la première partie de l'exercice.

    2/ l'ouvrage de base et l'établissement d'une bibliographie :
Dans un deuxième temps, l'étudiant prend connaissance d'un ouvrage qui traite de ce vocable et qui constitue la première lecture à effectuer.
Cet ouvrage de base renvoie à une bibliographie qui constituera sa première base de données pour rechercher les illustrations et citations concernant ce vocable.
Il effectue une sélection parmi les ouvrages qui sont abondamment illustrés de photos, plans, dessins, aquarelles...
    3/ Il procède à une lecture rapide des ouvrages pour retenir quelques livres qui lui procureront différentes illustrations à diverses époques. Il compile également les différentes bibliographies pour essayer de déterminer la dizaine d'ouvrages de référence sur le vocable. Cette recherche est menée en liaison avec différentes bibliothèques dont la liste est établie.
    4/ Il doit ainsi assez rapidement classer en photocopies les illustrations par ordre chronologique sur fiche A4 en indiquant la source.
    5/ Au cours de ces recherches, il peut également relever des citations qui mettent en valeur ce vocable. Il effectue des photocopies en indiquant la source sur des fiches A4.

B/ A la fin de ces recherches, les dossier documentaire doit comprendre :
    1- les définitions,
    2- les illustrations classées par ordre chronologique et référencées par les sources,
    3- les citations des auteurs qui sont, soit des hommes de l'art, soit des auteurs littéraires.
    4- la liste bibliographique
Avec le maître de stage, une mise au point permettra de dégager l'évolution du sens du vocable étudié à travers l'Histoire pour la phase rédactionnelle.
La durée de la phase documentaire se situe entre 5 et 10 jours et ne doit pas dépasser deus semaines. (c.à.d. 10 jours de travail au maximum).

Conseils à suivre pour cette phase documentaire :

1- Ne jamais se déplacer dans une bibliothèque sans s'assurer par téléphone que celle-ci est ouverte (et si possible rencontrer une documentaliste qui connaisse le Séminaire)
2- Toujours présenter une lettre accréditive à la responsable de la bibliothèque et indiquer l'objet de sa recherche (vocable).
3- proposer à la bibliothécaire de lui faire découvrir le site www.arturbain.fr qui est une banque de données utiles, et essayer de faire en sorte que la documentaliste puisse s'intéresser aux travaux du Séminaire, de manière à bénéficier des ses conseils dans sa recherche. La documentaliste pouvant participer à cette recherche.
Si la documentaliste connaît le site, lui montrer les nouveautés et lui proposer de faire une démonstration auprès des étudiants présents (emporter le CD du site pour éviter les attentes de téléchargement en ligne)
Enfin, si on a un bon contact, signaler l'identité de la documentaliste, son telephone et son e-mail, pour que les autres stagiaires puissent la rencontrer ultérieurement et consigner ces renseignements sur la fiche bibliothèque.
4- Consulter internet et noter sur la fiche bibliothèque les adresses des sites intéressants (vous rensigner sur le nom du webmaster pour établir un lien avec le Séminaire), mais ne pas consacrer trop de temps à internet car la qualité des documents ne permet pas de les utiliser dans les fiches.
5- A l'occasion de sa recherche le stagiaire peut aussi trouver des documents utiles pour les autres stagiaires ou pour enrichir les autres dossiers documentaires, notamment les vocables non traités.
6- Ne rien écrire manuellement sauf les références et les sources bibliographiques sur les fiches.
7- Ne faire que les photocopies utiles des ouvrages consultés.
8- Rechercher les beaux ouvrages, notamment les guides avec des illustrations en couleur.
9- Rechercher aussi un professuer ou un chercheur, un expert, pour qu'il devienne un conseil du Séminaire sur le vocable choisi.
Rendre visite à un CAUE en région Ile-de-France, après rendez-vous pour l'associer à votre recherche (diapositives, ouvrages rares...)
10- Consulter aussi les fonds documentaires des principales revues d'urbanisme françaises et étrangères (liste et adresses avec le nom de l'interlocuteur) Urbanisme, Le Moniteur, Créé, Architecture d'aujourd'hui...

C/ Phase rédactionnelle :

1- Plan du texte et illustrations
1.1 A partir de l'orientation donnée par le maître de stage, établir le plan du texte en préalable à toute rédaction permettant de faire comprendre l'évolution du vocable choisi dans le temps au regard de son usage, avec un choix d'illustrations.
1.2 La première rédaction sera référencée avec les illustrations. Dans le texte, tout emprunt doit être mis entre guillemets pour être mentionné en 4ème page à la rubrique citations. La citation en exergue dans la page de texte sera de préférence empruntée à un grand auteur, soit de la littérature française, soit un auteur professionnel connu : Le Corbusier, Robert Auzelle... qui pour des raisons différentes sont à rechercher comme référence.
1.3 Le maître de stage apportera ses corrections et demandera si nécessaire de rechercher des illustrations mieux adaptées. Toute illustration doit être référencée (lieu, date, auteur, ouvrage dont elle est extraite).
1.4 Un premier projet de fiche devra voir le jour en photoshop et Illustrator, laissant une place pour les légendes qui seront ensuite reportées au regard des illustrations de la page 3.
1.5 Celui-ci sera adressé à la documentaliste et au conseil pour connaître leur avis.
1.6 Ce travail ne devra pas durer plus de 5 jours.

D/ Phase de mise au point :

Le premier projet fera l'objet de correction et de mise au point. Ce travail pourra se poursuivre avec le démarrage d'un autre vocable.
Il pourra être adressé en e-mail à divers organismes, bureaux de recherche architecturale, CERTUR, IFA, PUCA, pour avis, à des CAUE et à des écoles d'architecture.

E/ Achèvement :

La fiche sera gravée sur 2 CD ROM et imprimée sur deux formats (1 A4 et 1 A3 recto-verso) pour être prête à être mise sur le site internet. La mémoire du poste de travail sera débarrassée des recherches. A la fin du stage, le bureau est vidé de tous les documents. Les dossiers documentaires sont rangés dans l'armoire à archives.

CONSEILS A SUIVRE :
Le dernier jour de chaque mois de stage, le fiche de présence est donnée à viser, elle est établie chaque jour en donnant de façon succincte les éléments d'information :
    - consultation de site : www...
    - bibliothèque : livre...
    - laboratoire : rédaction texte, photoshop..
Le poste de travail doit être dégagé de tous les travaux qui sont soit dans les tiroirs, soit dans les dossiers documentaires.